Toimivasti. Helposti. Tehokkaasti.

Tuntuvat säästöt hyvällä yhteistyöllä!

Päijäthämäläisen Kärkölän kunnan palveluiden ulkoistaminen alkoi jo vuonna 2004, kun talous- ja henkilöstöasiat annettiin niitä hoitamaan luodun Päijät-Tilin huomaan. Kärkölän kunnansihteeri Anja Vitie, joka siirtyi samalla  Kärkölän kunnan kirjanpitäjän tehtävistä Päijät-Tilin palvelukseen,  näki itse henkilökohtaisesti, miten pienen kunnan henkilöstöpaineet helpottuivat ulkoistuksen myötä. Sittemmin Päijät-Tilistä on kasvanut Provincia.

”Pienet kunnat ovat haavoittuvaisia juuri henkilöstöresursseiltaan. Ulkoistuksen malli tuo turvallisuuden tunteen ja ongelmattomampaa arkea monella tapaa”, Vitie kertoo. Vaikka yhteistyötä tulee pian 15 vuotta täyteen, on asiakassuhde silti pysynyt tuoreena ja kehittyvänä.

”Provincian kehittävä ote on tuonut paljon ammatillista osaamista mukaan. Varsinkin erityisosaamista edellyttävät osa-alueet ovat todella hyvin hoidossa. On selvää, että Provinciassa työntekijät voivat perehtyä omaan tehtäväänsä syvemmin, kun siellä on enemmän alan ammattilaisia”, Vitie sanoo.

Kolmannes säästöjä

Tällä hetkellä Kärkölän ja Provincian yhteistyö kattaa sekä taloushallinnon että henkilöstöhallinnon tuen. Yhteistyöltä on haettu – tietenkin – jo mainitun sujuvuuden ja turvallisuuden ohella toiminnan tehostumista ja taloudellisia etuja eli säästöjä. Säästöjä kertyy vuositasolla kolmannes verrattuna siihen, jos kunta hoitaisi asiat itse.

”Osaaminen ja erityistuntemus on niin verraton etu, että sitä ei edes voi mitata rahassa. Ulkoistamisen alussa on aina haasteita, mutta etenkin Provincian nykyinen konsultointimalli ja esimiestuki ovat erittäin tarpeellisia. Apu ja tuki ovat uusille asiakkaille tarpeen, sillä palvelukulman muuttuessa muutoshaaste on hyvin konkreettinen”, Vitie alleviivaa.

Konkreettisina työkaluina Kärkölään on tuotu muun muassa useita hyvin tärkeitä, saumattomampia prosesseja työnkulkuihin työnjakovastuutaulukoiden avulla. Niiden avulla työarki on keventynyt huomattavasti vuosien varrella.

”Noin 130 työntekijää ovat jokainen jollakin tavalla päivittäin tekemisissä Provincian kanssa erilaisten ohjelmistojen kautta. Tulevaisuudessa yhteistyö voisi tulla selkeämmin näkyviin myös kuntalaisille, sillä kehityskohteena voisi olla esimerkiksi, että kuntalaiset voisivat kotisivujen kautta tarkastella kunnan taloustietoja, vaikka tuloslaskelmaa tai talousarvion toteutumista. Tätä haluaisimme kehittää jatkossa!”, Vitie kertoo.

Syvällä yhteistyöllä tuloksia

Ulkoistuksissa yhteistyön syvyys vaatii tahtotilaa niin asiakkaalta kuin palvelukeskukseltakin. Ilman sitä tulokset saattavat jäädä tavoitteista. Vitie kertoo, että Provincian kanssa on erittäin helppo lähteä liikkeelle, koska siellä on herkkää ja taitavaa kunta-alan osaamista.

”Palvelu on aidosti mukaan ottavaa, positiivista ja iloista. Tunnemme Provincian kanssa toisemme hyvin. Yhteistyö on syvää, läpi tasojen menevää. Kotoisaa ja helposti lähestyttävää. Kuntalähtöisyys on sisäistetty erinomaisesti juuri Provinciassa eli heidän asiantuntijansa ymmärtävät kuntien arkea. Se on todella tärkeää!”, Vitie huomauttaa.

”Erityisen mukavaa on ollut myös nähdä, miten ulkoistuksen myötä Provinciaan siirtyneet entiset kollegat ovat päässeet siellä kehittämään osaamistaan tavalla, joka on mahdollista vain Provincian kaltaisessa palvelukeskuksessa.”