Toimivasti. Helposti. Tehokkaasti.

Puheenaiheet

ESS7- itsepalvelujärjestelmä Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut Oy:n henkilöstöhallinnon ja esimiestyön tukena – ”Työskentely on nopeaa ja vaivatonta”

ESS7- Itsepalvelujärjestelmä tukee Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut Oy:n esimiesten päivittäistä työskentelyä ja mahdollistaa ilmoitusten tekemisen sekä henkilötietojen hallinnoinnin koko henkilöstölle Provincian tukipalveluiden avulla.

Provincia tarjoaa asiakkailleen ohjelmistoyritys Aditron kehittämän ESS7- itsepalvelujärjestelmän pääkäyttäjä- ja tukipalveluita. Yksi kuudesta Provincian ESS-asiakkaasta on Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut Oy, jonka palveluksessa työskentelee yhteensä noin 500 henkilöä.

Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut Oy:n henkilöstöpäällikkö Johanna Honkanen kertoo, että yritys otti ESS7-itsepalvelujärjestelmän onnistuneesti käyttöön lokakuussa 2017, ja se on siitä lähtien toiminut yrityksen henkilöstöhallinnon tukipilarina.

Honkanen kertoo, että yritys käyttää järjestelmää jokapäiväisessä työssään ja sen lisäksi, että se on henkilöstöhallintajärjestelmä, toimii se myös muiden yrityksen käyttämien järjestelmien tukena.

“Järjestelmä keskustelee esimerkiksi palkkahallintojärjestelmän sekä työvuorosuunnittelun kanssa, ja ilman henkilöstöhallinnonjärjestelmää näiden ohjelmistojen käyttö olisi mahdotonta”, Honkanen kertoo.

ESS7- itsepalvelujärjestelmä toimii tehokkaasti esimiestyöskentelyn tukena, mutta ohjelmiston käyttö on tarkoitettu myös koko yrityksen henkilöstön käyttöön.

“Sen lisäksi, että työntekijät voivat järjestelmän kautta hallinnoida omia henkilötietojaan, voivat he tehdä järjestelmän kautta ilmoituksen esimerkiksi sairaslomasta tai jättää kesälomatoiveensa.”, kertoo Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut Oy:n henkilöstösihteeri Sari Ahokas.

Reaaliaikaista ja nopeaa raportointia

Honkanen kertoo käyttävänsä järjestelmää kuukausittaisessa raportoinnissa, ja tässä järjestelmä tukee hänen työtään nopeasti sekä reaaliaikaisesti.

”Raportointityökalun avulla voin seurata esimerkiksi henkilöstön rakennetta, seurata koulutuspäiviä sekä muita tilastoja. Tarvittaessa voin hakea raportin myös pidemmältä ajanjaksolta”, Honkanen kertoo.

Honkanen kertoo, että työskentely raportointityökalussa on nopeaa ja vaivatonta. Ja myös järjestelmän toiminnallisuudet tukevat muuta työskentelyä. ”Erityisen hyvänä pidän ESS7:n sekä Excel-työkalun keskusteluyhteyttä. Tämän avulla saan vietyä kaikki tarvitsemani tiedot suoraan taulukoihin ja siitä edelleen eteenpäin ilman ylimääräisiä työvaiheita, Honkanen kertoo.

ESS7:n uudistettu ilme helpottaa käytettävyyttä

ESS7- järjestelmä pohjautuu kymmenen vuotta sitten käyttöönotettuun ESS5- järjestelmään. Järjestelmän aikaisemman version hyväksi havaitut sekä asiakasta palvelevat pääperiaatteet ovat pysyneet päivitetyssä versiossa samana, vaikka moni asia onkin muuttunut.

Kaisa Kilponen

Provincian ESS-pääkäyttäjä Kaisa Kilponen kertoo, että ESS7:n merkittävin muutos on sen uusittu ulkoasu, jonka myötä järjestelmän käytettävyys on parantunut huomattavasti.

“Ulkoasu ei kuitenkaan ole ainoa muuttunut asia, vaikka se näkyvin onkin. Päivityksen myötä järjestelmä mahdollistaa nyt myös esimerkiksi lisä- ja ylitöiden sekä kokouspalkkioiden merkkauksen”, Kilponen lisää.

Uudistetun ulkoasun hyödyt on huomattu myös Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut Oy:ssä. ”Käyttö on selkeää, mutta myös mukavaa käyttöliittymän ollessa raikas ja nykyaikainen”, Ahokas ja Honkanen toteavat.

Räätälöidyt toiminnallisuudet ja koulutus tukevat työskentelyä

Kilponen kertoo, että ESS7- järjestelmä on monella tapaa joustava, ja järjestelmän räätälöinti jokaisen Provincian asiakkaan yksilöllisten tarpeiden mukaan on mahdollista.

Myös Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalveluiden käytössä olevaan järjestelmään on tehty juuri heidän tarpeisiin vastaavia järjestelmämuokkauksia.

”Meille muutoksia ja päivityksiä on tehty muutaman kerran, aina tarpeen vaatiessa. Järjestelmän muokkauksista on ollut paljon hyötyä, sillä esimerkiksi meidän käyttöömme tarpeettomat toiminnallisuudet saattoivat joissakin tapauksessa hidastaa työskentelyä, Honkanen kertoo.

Honkanen kertoo, että tehtyjen muokkausten sekä järjestelmän räätälöinnin yhteydessä on ollut myös mahdollista saada käyttökoulutusta Provincialta.

”Tämä on ollut hyödyllistä, sillä jokaisen koulutuksen yhteydessä on noussut esiin uutta, käytettävyyttä helpottavia asioita, Honkanen lisää.

Tukea ja koulutusta pitkällä kokemuksella

Kaisa Kilponen kertoo, että ESS7- järjestelmää kehitetään jatkuvasti käyttäjäystävällisemmäksi palvelemaan asiakkaita esimerkiksi siten, että sitä voidaan käyttää missä ja milloin tahansa.

“Tavoitteenamme on ottaa käyttöön asiakkaillamme järjestelmän mobiiliversio, jolloin käyttö helpottuu entisestään. Mobiiliversion myötä käyttäjät voivat tehdä hakemuksia ja käsitellä niitä ajasta ja paikasta riippumatta”, Kilponen tarkentaa.

Kilponen kertoo, että mobiiliversion pilotointi aloitetaan tämän hetkisen suunnitelman mukaan syksyllä 2018, ja sen käyttöä pyritään laajentamaan mahdollisimman pian.

FAKTA:
Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut Oy

Yritys aloitti toimintansa 1.5.2017. Yrityksen omistaa Lahden kaupunki sekä Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä. Yrityksen liikevaihto on 20 miljoonaa euroa.

Yritys tuottaa puhdistus-, laitoshuolto-, erikoisammattimies sekä vahtimestaripalveluita Päijät-Hämeessä sekä lähialueilla.

Yrityksen palveluksessa työskentelee noin 500 henkilöä, jotka työskentelevät noin 300 asiakaskohteessa. Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut Oy:n asiakkaina on Lahden kaupungin omistamia yrityksiä ja yksiköitä sekä Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän yksiköitä sekä muita yrityksiä ja yhteisöjä.